GDPR

Informace o zpracování osobních údajů a zásady ochrany těchto údajů

Město Nové Sedlo

Informace o zpracování osobních údajů a zásady níže uvedené obsahují informace ohledně toho, jak Město Nové Sedlo zpracovává osobní údaje.

Tyto zásady byly vytvořeny na základě nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46 ES (dále jen „GDPR“).

Prioritně musí být splněna povinnost dle článku 12 a násl., a to poskytnout informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje. Ochrana osobních údajů je pro nás klíčovým úkolem tak, aby byla plně zachována ochrana oprávněných zájmů fyzických osob. Proto jsou tyto informace považované jako velmi důležitý dokument o zpracování vašich osobních údajů.

Správcem[1] osobních údajů je Město Nové Sedlo (dále jen „správce“), které bylo založeno jako samosprávná jednotka v souladu se zákonem o obcích (dále jen zákon „128/2000Sb.“) se sídlem Masarykova 502, Nové Sedlo, 357 34, IČ: 00259527, DIČ: CZ00259527.

Jaké zásady tedy při zpracování osobních údajů dodržujeme a považujeme za prioritně důležité?

• osobní údaje zpracováváme na základě platných zákonů a předpisů[2] k naplnění našich právních povinností v samostatné či přenesené působnosti města a splnění úkolů prováděných při výkonu veřejné moci[3] či ve veřejném zájmu[4] (čl. 6  GDPR - zákonnost) s důrazem na správnost, přesnost a aktuálnost (korektnost) s ohledem na transparentní zpracování.

Dále lze zpracovávat na základě: udělení souhlasu subjektem údajů[5] - dobrovolný a kdykoliv odvolatelný, splnění smlouvy   – nájemní, kupní, smlouva o dílo aj. a provedení opatření vedoucích k jejímu uzavření, oprávněný zájem správce – ochrana vlastního majetku a životního prostředí, vymáhání pohledávek apod. a ochrana životně důležitých zájmů subjektem údajů

• osobní údaje zpracováváme za konkrétním účelem – určité a legitimní účely
• osobní údaje zpracováváme s důrazem na minimalizaci osobních údajů – nezbytně nutný rozsah ve vztahu k danému účelu
• osobní údaje zpracováváme jen po určitou dobu – než je naplněn účel zpracování. Správce se také musí ale řídit Zákonem o archivnictví a spisové službě. Doba uložení jednotlivých dokumentů se řídí tímto zákonem a vnitřním předpisem, kterým je Spisový a skartační řád Městského úřadu Nové Sedlo.
• osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení pomocí vhodných technických a organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracování a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením. Případné předávání dokumentů mezi zaměstnanci úřadu je dostatečně zabezpečeno, neboť všichni zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí a mají povinnost se řídit vnitřní směrnicí pro ochranu osobních údajů. (integrita a důvěrnost)

Tyto informace jsou určené subjektům údajů, jejichž osobní údaje Město Nové Sedlo zpracovává. Jedná se o zaměstnance obce, občany města, klienty, návštěvníky, účastníky řízení, uchazeči o zaměstnání, obchodní partnery a zástupci dodavatelských firem a další fyzické osoby, s kterými vejde do styku v rámci své působnosti a smluvního vztahu.

Osobní údaje jsou převážně získávány takto:

• osobní údaj poskytne přímo fyzická osoba (žádost, stížnost, podnět, návrh, sdělení apod.)
• osobní údaj je získán od třetí osoby nebo ze základních registrů v případech, kdy určí zvláštní právní předpis (přestupkové řízení, matriční záležitost, státní dohled či jiných řízeních)
• osobní údaj je získán jen z oficiálního veřejného zdroje v případě, kdy správce potřebuje ověřit některé údaje (katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík, veřejný rejstřík, rejstřík živnostenských oprávnění aj.)

Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje zpracováváme jak digitálně, tak v listinné podobě. Závisí také na typu agendy, případně na povinnostech uložených právními předpisy. Rozhodování je vždy založeno na lidském rozhodnutí.

Případní příjemci osobních údajů

Pokud jsou osobní údaje případně předávány třetí osobě, jedná se buď o příjemce či zpracovatele.

Dle článku 4 Nařízení je:

• Zpracovatel fyzická nebo právnická osoba, orgány veřejné moci, agentura či jiný subjekt, který pro správce osobní údaje zpracovává. Převážně tedy pro správce vykonává činnosti, které by správce mohl vykonávat sám, ale z vlastního rozhodnutí tak nečiní a přenechává výkon těchto činností externí osobě.
• Příjemce fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura či jiná subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty na základě příslušných právních předpisů (např. ministerstvům a jiným ústředním orgánům, zdravotním pojišťovnám, České správě sociálního zabezpečení, finančním úřadům, úřadům práce), dále pak smluvním stranám, které jsou účastníky smluvních vztahů s obcí, zdravotnickým zařízením, pojišťovnám, veřejnosti v případech, kdy jsou informace povinně zveřejňovány prostřednictvím úřední desky, účastníkům správních řízení, žadatelům, příp. dalším oprávněným subjektům s ohledem na specifická zpracování. Příjemcem osobních údajů nejsou subjekty, jejichž činnost nesouvisí s našimi činnostmi, ledaže byste s tím vyslovili souhlas.

Orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje na základě zvláštního šetření, se za příjemce nepovažují, avšak řídí se pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování.

Správce má se zpracovateli uzavřené příslušné zpracovatelé smlouvy, které jsou v souhlasu s Nařížením a kladou tak na nejvyšší možnou míru zabezpečení osobních údajů.

Jednotlivé orgány města (starosta, zastupitelstvo, výbory či komise) jsou vázáni správným nakládáním s osobními údaji a mlčenlivostí o osobních údajích, ale také o interních záležitostech souvisejících s výkonem jejich funkce, dále i o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

Bez souhlasu fyzické osoby mohou být poskytnuty osobní údaje třetím subjektům, které vypovídají o veřejné nebo úřední činnosti osoby a jeho funkčním či pracovním zařazení.

Na kulturních akcích pořádaných Městem Nové Sedlo může být také pořizována fotodokumentace či krátké video spoty návštěvníků akce pro dokumentující účely života v obci ke zveřejnění v místním zpravodaji, stránkách města či sociální síti Facebook – Nové Sedlo lidem apod.

Důležitý odstavec ohledně udělení souhlasu subjektem údajů

V ojedinělých případech získává správce osobní údaje na základě souhlasu subjektu údajů – např. v případě mobilního rozhlasu apod. Souhlas musí být svobodný, konkrétní, srozumitelný, snadno přijatelný a přístupný, nejlépe v písemné podobě jasně odlišitelný (musí být oddělený od smlouvy nebo obchodních podmínek – nemůže být nedílnou součástí) a za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků. Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu tohoto souhlasu.

Jak správce chrání vaše osobní údaje?

Správce dbá na striktní ochranu vašich osobních údajů a postupuje v souladu s Nařízením GDPR. Všichni zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí a mají povinnost se řídit vnitřní směrnicí pro ochranu osobních údajů. Správce spolu s pověřencem na ochranu osobních údajů (dále jen „pověřenec“) zajišťují pravidelná informování všech zaměstnanců o ochraně osobních údajů a sledují plnění zásad, vedoucích k nejvyšší možné míře zabezpečení ochrany osobních údajů.

Při uchovávání dat se zaměstnanci řídí také skartačním a spisovým řádem.

Správce byl podroben komplexní Analýze připravenosti společnosti k souladu s nařízením EU 2016/679 o ochraně osobních údajů, kterou prováděla společnost VARiKO s.r.o. ke dni 21. 5. 2018 (ve spodní části tohoto dokumentu). Tato analýza konstatovala, že Správce vykazuje u velké většiny dobrou připravenost a soulad s požadavky Nařízení GDPR. Výtky byly především nepodstatného rázu a postupně byly odstraněny – např. sjednocení agend, zavedení většího organizačního opatření ochrany osobních dat, proškolování zaměstnanců či nastavení klíčového režimu a zamykání kanceláří apod.

Jaká práva má subjekt údajů po řádném prokázání totožnosti?

• Právo na přístup k informacím (čl. 15 Nařízení): Subjekty údajů mohou na základě žádosti požadovat od správce informace o tom, jaké údaje o nich zpracovává.
• Právo na opravu nebo doplnění osobních údajů (čl. 16 Nařízení): Subjekty údajů mají právo požádat o opravu neúplných či nesprávných osobních údajů, které se jich týkají. Tím není dotčena povinnost zaměstnanců hlásit zaměstnavateli změny týkající se jejich osobních údajů a uvádět zaměstnavateli správné a úplné osobní údaje potřebné k realizaci práv a povinností vyplývající z pracovní smlouvy.
• Právo na výmaz („být zapomenut“) osobních údajů (čl. 17 Nařízení): V případě, že má subjekt údajů za to, že zpracování osobních údajů týkajících se jeho osoby není oprávněné, může požádat o výmaz osobních údajů, které jsou dle jeho názoru zpracovávány v rozporu s nařízením GDPR.
• Právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 a 19 Nařízení): Pokud má subjekt údajů za to, že by mělo dojít k omezení zpracování jeho osobních údajů, zejm. z důvodu, že zpracování těchto osobních údajů probíhá ze strany správce v rozporu se zákonem.
• Právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 Nařízení): Osobní údaje subjektů údajů zpracovávané automatizovaně na základě jejich souhlasu či na základě právního titulu plnění smlouvy mohou být na žádost subjektu údajů přeneseny jinému správci.
• Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů (čl. 21 Nařízení): V případech zpracování osobních údajů subjektů údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu mají tyto subjekty právo vznést námitku proti zpracování. V takovém případě správce provede balanční test, ve kterém porovná protichůdné zájmy, a vznesenou námitku vyhodnotí.
• Právo odvolat souhlas (čl. 6 a 7 Nařízení): V případě zpracování Vašich osobních údajů na základě souhlasu ke zpracování osobních údajů máte právo udělený souhlas kdykoliv odvolat, a to u správce osobních údajů. Souhlas se zpracováním osobních údajů je možné kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to písemně u správce osobních údajů.
• Správce Vám musí podle čl. 34 odst. 1 obecného nařízení o ochraně osobních údajů oznámit případ porušení zabezpečení Vašich osobních údajů, který bude mít za následek vysoké riziko pro Vaše práva a svobody. Tuto povinnost správce nemá, pokud se uplatní některá z podmínek uvedená v čl. 34 odst. 3 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Správce při zpracování osobních údajů subjektů nevyužívá automatizované zpracování ani profilování.

Správce při zpracování osobních údajů subjektů nepředává osobní údaje do zemí mimo EU, výjimku mohou tvořit případy, kdy tak stanový zákon.

Jak mohu správce skrze své osobní údaje kontaktovat?

Kontaktním místem pro vyřizování záležitostí ochrany osobních údajů je pověřenec[6] zřízený dle Nařízení GDPR. Pověřencem byl jmenován Mgr. Tomáš Pittel a je možné jej kontaktovat emailem – spravabytu@mestonovesedlo.cz, či písemně na adrese: Městský úřad Nové Sedlo, Masarykova 502, Nové Sedlo, 357 34. Dále je možné využít elektronické podání na emailové adrese: podatelna@mestonovesedlo.cz či zaslat podnět datovou schránkou. Datová schránka Města Nové Sedlo je: 6n9bcdd.

Postup k uplatnění těchto práv subjektu údajů

• Přijetí žádosti
• Identifikace žadatele
• Vyhodnocení žádosti
• Rozhodnutí o žádosti
• Výkon rozhodnutí
• Informování žadatele

Bude vás to něco stát?

Veškerá sdělení a vyjádření k uplatněným právům jsou poskytovány bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je město oprávněno si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si město vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Lhůta na zpracování žádosti

Žádosti budou zpracovány do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit o dva měsíce, z důvodu obtížnosti a komplexnosti případu, o čemž bude subjekt údajů informován, včetně důvodů prodloužení.

Zasedání zastupitelstva 

Zasedání zastupitelstva města Nové Sedlo jsou od 17.6.2020 přenášena audiovizuálním online streamem v reálném čase. Po ukončení zastupitelstva je stream ukončen, bude bezpečně uchován a poslouží výhradně k vyhotovení zápisu ze zasedání zastupitelstva. V případě případného zveřejnění přenosu bude v potřebných pasážích anonymizován. Pro všechny zúčastněné jsou informativně před vstupem do zasedací síně MěÚ Nové Sedlo a přímo v zasedací místnosti umístěny cedule o přenosu zasedání v reálném čase. 

Dne 24.9.2020 bylo vedením městského úřadu rozhodnuto k zajištění větší informovanosti občanů a transparentnosti veřejné správy, že videopřenosy budou zveřejněny na webových stránkách města prostřednictvím Youtube kanálu. Od tohoto data byly v tomto duchu upravené cedule o informovanosti občanů - viz. výše uvedené, že se jedná o přenosy se záznamem s uveřejněním na Youtube kanálu. Kopírovat odkazy videopřenosů a jejich použití je možné pouze se souhlasem městského úřadu.

Mohu podat stížnost, pokud se dozvím o nesprávném nakládání s mými osobními údaji?

Nejdříve doporučujeme řešit tuto nepříjemnou situaci přímo s Městským úřadem Nové Sedlo. Společně tím zajistíme velmi rychlou nápravu pro zajištění vašich práv.

Subjekty se mohou obrátit s případnými stížnostmi na Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7. Internetová stránka: www.uoou.cz (čl. 77 Nařízení).

Příspěvkové organizace zřízené Městem Nové Sedlo jsou samostatnými správci. Tyto zásady se na ně tedy nevztahují.

Tyto informace a zásady budou průběžně aktualizovány v souladu s aktuálními účely zpracování a dalšími požadavky jak ze strany zákonných povinností, tak ze strany správce.

Tyto podmínky jsou účinné ke dni 25. května 2018.

Zpracování osobních údajů na webu města.

Analýza připravenosti společnosti k souladu s nařízením EU 2016/679 o ochraně osobních údajů.